驚きの効果!ポモドーロテクニックの実践手順とオススメアプリ「Be Focused」

毎日たくさんの仕事をこなしていかなくてはならない社会人にとって、いかに作業効率がを上げるかというのは大きなテーマではないでしょうか。

毎日締め切りに追われながらも、会社からは残業はダメ!と言われる。

そうなると、作業効率がを上げるしか方法はありません。

そこで、今回は作業効率が格段に上がると噂のポモドーロテクニックの実践方法と注意点を考えてみます。

ポモドーロテクニックの実践に役立つアプリも紹介します。

仕事の効率を上げるために必要な3つの事

誰だって残業なんてしたくないですよね。

  • 早く家に帰って家族とゆっくり過ごしたい!
  • 自分の未来のために資格の勉強をしたい!
  • 好きな趣味の時間を作りたい!

そう思っている人がほとんどではないでしょうか。

そんな有意義な時間を作るためには、仕事を早く切り上げる必要があります。

やるべき仕事はきっちりこなして、気持よく定時帰宅する。

その為には、ひとつひとつの作業の効率を上げていかなくてはなりません。

作業効率を上げるために必要なことは、何でしょうか?

  • やるべきタスクを明確にする
  • 作業に集中する
  • 締切りを意識する

この3つのポイントを押さえることで、作業効率を飛躍的に上げることができるようになります。

3つのポイントを押さえたテクニックが『ポモドーロ』

上記の3つのポイントを押さえた時間管理テクニックがあります。

それが『ポモドーロテクニック』です。

ポモドーロテクニックと言うのは、簡単に言うと集中して作業をするためのテクニックです。

ポモドーロテクニックを使うと、1つのタスクを決められた短い時間の中で集中して終わらせることができるようになります。

そんな素晴らしいテクニックの具体的な実践方法を見て行きましょう。

ポモドーロテクニックの実践方法

ポモドーロテクニックはとても簡単に実践できます。

ポモドーロテクニックというのは、

25分の作業をしたら5分休憩をとる。

これを1セットとし、それを4セット繰り返す。

4セット終了したら30分休憩をとる。

それだけです。

これならすぐにでもできそうな気がしませんか?

多くの人に支持されているポモドーロの効果は?

このポモドーロテクニックの効果はズバリ!

集中力が飛躍的に上がり作業がはかどる』です。

ポモドーロテクニックを初めてしばらくは時間が気になって逆に作業が進まなかったり、25分で仕事が片付かなかったりと、なかなか効果を実感できないかもしれません。

しかし、慣れてくると決められた時間の中で作業を終わらせようとするため、自然と作業に集中できるようになります。

ポモドーロのサイクルで作業を1日続けてみると、驚くほど仕事がはかどっていると思います。

注意点だけしっかり抑えておけば消して難しいものではないので、集中力をつけたいと思っている人は試してみることをオススメします。

ポモドーロテクニック実践の4つの注意点

ポモドーロテクニックは決して難しいものではないですが、いくつか実践するための注意点があります。

  1. 1セットの中で行うのは一つのことだけ
  2. 時間が来たら、作業の途中でも休憩をする
  3. その日に行うタスクは事前に決めておく
  4. 休憩中はしっかり休む

この4つのポイントを押さえて実践すれば、きっと効果が現れてきます。

①1セットの中で行うのは一つのことだけ

ポモドーロテクニックでは25分間はひとつのことだけに集中して作業を行います

ひとつのタスクだけを短時間で集中して行うことで、高い集中力を発揮できるからです。

人は別の何かをしようと思った時に集中力が切れてしまいます。

一度に複数の作業をこなすマルチタスクは仕事をしている気にはなれますが、決して効率の良い作業方法ではないのです。

②時間が来たら、作業の途中でも休憩をする

ポモドーロテクニックを実践してみると感じると思いますが、25分間というのはとても短い時間です。

できるだけ25分で終わらせようと頑張っても、時間通りには終わらないことがよくあります。

しかし、25分経ったら作業の途中でも休憩に入ります。

これは絶対に守らなければなりません。

これは、作業をするのは集中している時間だけにする事と、疲れを蓄積させないためでもあります。

25分間集中して作業を行うとかなりの疲労感を感じると思います。疲れがたまる前に休憩を入れ一度リフレッシュをする事で、その後の作業の効率を低下させないという効果があるのです。

ポモドーロテクニックでは30分のサイクルを一日に何セットも行います。

短いスパンで休憩を入れることで、1日集中した状況をキープするとができるのです。

③その日に行うタスクは事前に決めておく

これはポモドーロテクニックを実践する上で非常に重要なことになります。

その日のうちに片付けたい作業とそれに必要な時間を把握し、何セット行えばすべてのタスクが完了できるかを考えておきます。

これだけのことを今日やればいい、と思えるくらいにしっかりと現状を把握することが大切です。

その雑念の入らない状況があるからこそ、目の前の作業に対する集中力が高まるのです。

個人的にはこの過程がいちばん価値があると感じています。

④休憩中はしっかり休む

ポモドーロテクニックで重要なのが休憩をしっかり取ることです。

この休憩があるからこそ集中力をキープすることができるのです。

この休憩の時間は、メールの処理をしたりSNSなどを見るようなことはせずに、休憩することに集中力しましょう

軽く体を動かしたり、瞑想なども良いと思います。

5分くらいの瞑想を行うと、頭がスッキリして活力が戻ってくるのを感じることができます。

以上のような注意事項を守って実践すると、早い段階で効果を実感できるようになるともいます。

ポモドーロテクニックの流れと具体的な実践方法

ポモドーロテクニックの具体的な実践方法を見ていきましょう。

ポモドーロテクニックといえば、タイマーを使った作業時間管理をイメージすると思いますが、実際にはその前にやっておかないといけないことがいくつかあります。

それではポモドーロテクニックの流れを見ていきましょう。

  1. 今抱えている業務でやらなければならないことを全て書き出す。
  2. 書き出したタスクの中から、そな日のうちに行わなければならない作業を抜き出す。
  3. 抜き出した作業の優先順位をつけ、それぞれの作業に何セットかかるかを割り出す。
  4. ポモドーロテクニックを実践する。
  5. 実際にかかった時間をレコーディングシートにメモする。
  6. 想定した時間と実際にかかった時間の差、途中で中断してしまった回数、実行できたセット数などを分析して、1セットの時間の見直しや、予定に入れる作業量などを検討する。

以上のような流れを1日の中で行います。

ポモドーロテクニックの効果を上げるために重要なこと

1のタスクの書き出し、3の優先順位の決定はかなり重要です。

ポモドーロテクニックではマルチタスクを行わないので、実際に行うことができる作業数はかなり限定されます。

そのため、今日はこれだけやっておけば大丈夫!と自信を持てる状態にしないと、他のことが気になってしまい、高い集中力を発揮することができません。

私はこの1の段階ではGTDの考え方と、OmniFocusというアプリを使って、行動が必要なタスクや気になる事の棚降ろしをしています。

すべてのやらなければならないことを、OmniFocusに落としこんでおくことで、忘れてしまっても大丈夫な状況を作ります。

気になることは全てOmniFocusにある。その安心感があることで、頭の中から一旦消し去ることができるようになります。

貴重な頭の中のリソースを無駄な記憶で使わないようにすることで、いつも頭の中をクリアーに保つことができます。

OmniFocus 3

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しかし、優先順位をしっかりつけて、優先順位の高いものから仕事をこなしていけば、仮にいくつか残ってしまっても重要なのは仕事は終わらせていることになるので、心の負担も小さくてすみます。

物事に優先順位をつけるのは難しいものですが、自分の人生にとって重要なことをやり残さないためにも、何が大切かを常に考えておく必要があるのです。

6の作業状況の振り返りも、ポモドーロテクニックをより精度の高いものにし、ストレスなく実行していくためには重要になります。

  • 1セットを25分+5分と設定しておいてよいのか?
  • 自分の作業予定時間の想定の精度はどうだったか?
  • 重要な案件を処理することができたか?
  • 作業効率は上がっているか。?

などを常に考えておくと、ポモドーロを実践しやすくなり、また効率も上がっていくことになります。

タスクのに棚卸しや振り返りはそれなりに時間がかかるものなので、時間がもったいないと感じるかもしれませんが、この過程をしっかり行うことで、その後の作業効率がグンとあがるので、トータルで見れば実行できる作業は増え、効率があがってくるようになります。

以上のような事に注意しながらポモドーロテクニックを実践すると、集中力を高めながら効率よく作業をこなしていくことができるようになります。

ポモドーロテクニックに便利なアプリ

ポモドーロテクニックでは正確に時間を測って作業と休憩を繰り返します。

スマホのタイマーやキッチンタイマーなどでももちろん問題ないのですが、専用のアプリを使うことでより効率的にポモドーロテクニックを実践することができます。

無料でも十分使える「Be Focused」というアプリを紹介します。

Be Focused

このアプリはポモドーロテクニックに特化したタイマーアプリです。

ポモドーロの基本である、「25分の作業の後5分の休憩。4セット行ったら30分の長い休憩」の設定がされているタイマーです。

もちろん時間の長さは変えられるため、25分を15分に変えたりすることもできます。

 

「Be Focused」はタスクの登録ができるので、どのタスクを何セット行ったかがすぐにわかります。

一日の作業を登録しておけば、あとはタイマー通り作業をしていくだけで、一日の重要な仕事が終わっているという状況になります。

 

 

もうひとつことアプリの素晴らしいところがレポート機能です。

一週間でどれだけのセット数をこなせたか。

何時間集中して作業を行ったか。

どのタスクにどれだけの時間がかかったか。

などがグラフで確認できます

以上の機能は全て無料で使えます。

無料版と有料版の違いは、

  • MacやiPadとの同期
  • 広告の非表示
  • CSVファイルの出力

広告もそれ程気にならないですし、基本iPhoneで利用するだけなので、私は無料版で十分です。

ビジュアルもスッキリしていて見やすいので、ポモドーロテクニックを実践してみようという方は是非試してみてください。

Be Focused - Focus Timer

Be Focused – Focus Timer

Denys Yevenko無料posted withアプリーチ

【まとめ】
効率よく仕事を片付けたい!もっと集中力を高めたい!
そんな人はご紹介したポモドーロテクニックを試してみてください。
簡単に実行できて、お金もかからない時間管理方法なのに、抜群の効果があるのでオススメです。

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